Die Hauptaufgabe der Energiemanagementsoftware ist es, die vielen Messdaten auszu­werten und darzustellen. Die Herausforderung besteht darin, die Daten so aufzubereiten, dass einfach erkannt werden kann, wo im Betrieb noch Verbesserungspotenzial steckt und welche weiteren Massnahmen ergriffen werden könnten. Dazu muss die Information, die in den Tausenden Messwerten steckt, verdichtet werden.

Dies kann unter anderem dadurch geschehen, indem Energieverbräuche, Raumklimadaten, Kosten etc. in Diagrammen dargestellt werden. Somit lassen sich oft Probleme ein­facher identifizieren. Zusätzlich lassen sich Kenn­zahlen berechnen, vordefinierte oder benutzerdefinierte. Diese Kennzahlen können Teil eines weiteren Benchmarkings sein und lassen einen Vergleich mit anderen Gebäuden und dem Klassenbesten zu.

Energiemanagementsoftwarelösungen bieten die Möglichkeit, automatisch Berichte zu erstellen. Dank diesen Berichten kann ein Energieeinsparpotenzial aufgedeckt werden und entsprechende Massnahmen können dann besprochen und umgesetzt werden.

Im Rahmen eines wirkungsvollen Reportings muss die zielgerichtete Darstellung der Mess­daten bzw. der Auswertungen auf der Basis der Daten möglich sein. Das Einrichten von auto­matisiert erstellten Berichten, die sich an die ­unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens richten, ist eine wesen­tliche Funktionalität einer Energiemanagementsoftware. Hier kann mit standardisierten Text­bau­steinen und Grafiken gearbeitet werden. Dies hat die Vorteile, dass das Einrichten dieser Berichte mehr oder weniger einmal durchgeführt werden muss und die Erstellung vorkon­fek­tio­niert auf ein­fache Weise möglich wird. Die Adressaten des Berichts profitieren von dem immer gleichen Layout und der immer gleichen Zusammen­stellung der Resultate. Dies führt aufgrund gleichbleibender Professionalität zu einem Gewöhnungseffekt und somit zu einer hohen Akzeptanz bei den Zielgruppen.

Eine wichtige Funktion ist das Ausgeben von Warnungen und Meldungen. Dabei wird der Betrieb überwacht, und im Falle einer Fehlfunktion, einer Überschreitung eines Grenzwertes oder einer anderweitig konfigurierten Abweichung kann eine Warnung oder Meldung z.B. per ­E-Mail oder SMS an die zuständigen Personen geschickt werden.