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3.8 Reporting

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Si l’on considère le management de l’énergie comme un processus continu dans une organisation, une information très ciblée est alors nécessaire. Etant donné que différents groupes hiérarchiques de l’organisation sont impliqués et actifs, l’information doit être préparée en conséquence. Les critères suivants doivent alors être pris en compte:

  • L’information est-elle une base d’analyse pour le contrôle et l’optimisation du fonctionnement?
  • Les informations sont-elles une base de décision dans le cadre d’une réflexion stratégique?
  • Les informations doivent-elles servir de façon purement informative à l’explication et à la visualisation de la situation énergétique?

Cette énumération montre que le concept de reporting n’est pas anodin. Il couvre les catégories analytique, stratégique et informative.

Un reporting signifie ici une mise en commun ou un regroupement permettant de mettre à disposition les informations importantes pour le groupe cible. Pour plus de clarté, il est recommandé de travailler avec des graphiques et diagrammes, afin que les rapports complexes ou à long terme soient représentés de façon claire et compréhensible. Un bon reporting va encore plus loin, et contient dans l’idéal des indications et exploitations ainsi que des estimations et évaluations. Un tel rapport peut être présenté sous forme imprimée, toutefois les rapports établis sur des supports numériques et automatisés avec des liens vers des systèmes de bases de données offrent une plus grande diversité. Par exemple, ils permettent de consulter directement des informations sur des installations précises ou d’accéder à des composants individuels au sein d’une installation. Cela permet d’une part de vérifier les données et spécifications techniques et d’autre part de consulter l’historique d’un composant ou d’un élément. L’exploitation rapide qui peut être réalisée sur place peut parfois également économiser des efforts inutiles.

La description montre également que des rapports de ce type doivent (sans cesse) être remaniés. Malgré un certain degré d’automatisation, ils nécessitent toujours du personnel. D’une part, pour fournir l’effort initial: la collecte des informations pertinentes (indicateurs et graphiques) pour les différents groupes cibles. La personne qui s’en charge doit bien entendu connaître l’entreprise ou le bâtiment, ses systèmes et installations techniques et leurs fonctions, mais aussi bien maîtriser les logiciels de management de l’énergie utilisés. D’autre part, ce « suivi » ne cesse pas une fois le système mis en place: le traitement des informations est une activité continue, qui requiert la présence d’au moins une personne.

3.8.1 Structure des rapports de reporting

Le rapport peut être divisé en plusieurs catégories: analytique, stratégique et informatif. On distingue en outre également les groupes-cibles suivants:

  • Management
  • Facility Management/Technique
  • Externe

Selon la taille d’une entreprise, on trouve une ou plusieurs des catégories mentionnées dans les différents groupes-cibles de l’entreprise. La sélection et la représentation des données doivent être adaptées au centre d’intérêt principal du groupe-cible.

Dans le domaine du management, on a besoin d’informations résumées, pertinentes, qui permettent de prendre des décisions stratégiques. Selon la taille de l’entreprise, l’étendue du rapport peut différer. Le collaborateur responsable du rapport doit déterminer très précisément quelles informations il souhaite mettre à disposition de qui.

A l’échelle du Facility Management et/ou du responsable technique, les informations requises sont d’un niveau de détail nettement plus élevé. Les résultats de mesure qui ne sont pas plausibles peuvent avoir des contextes très différents. Il faut alors s’interroger pour déterminer si une sonde de mesure a réalisé une mesure erronée ou si l’installation technique ou le composant concerné a un problème. L’importance de l’installation ou du composant donne alors la mesure du temps de réaction. Lorsque des résultats de mesure indiquent des irrégularités, l’ensemble de la chaîne de mesure, de la sonde ou du capteur de mesure jusqu’au traitement dans un logiciel, en passant par la collecte et le stockage des données, doit être analysée. Ce n’est qu’ensuite que l’on peut déterminer s’il y a réellement un problème et comment il est possible de le résoudre.

Vis-à-vis des services externes, les informations doivent être présentées de façon « digeste ». La représentation ciblée et purement informative des activités et résultats dans le domaine de l’utilisation rationnelle de l’énergie est une priorité absolue. De nombreuses entreprises utilisent cela pour soigner leur image publique. Ce type de rapport est moins fréquemment édité, mais bien plus explicite.

Le tableau 1 illustre une nouvelle fois une vue d’ensemble de la situation.

Tableau 1: Structure du reporting

Les rapports pertinents dans le domaine du management de l’énergie sont donc conçus de façon spécifique à un groupe-cible, et sont donc différents. Ils doivent cependant toujours contenir les éléments de base suivants:

  • Description du bâtiment
  • Description de l’installation ou des composants
  • Description et état de l’utilisation actuelle
  • Historique de l’utilisation
  • Comparaison consigne/réel des indicateurs importants (kWh/m² ou kWh par collaborateur)
  • Comparaison temporelle (avec la semaine précédente, le mois précédent, l’année précédente)
  • Résultats d’analyses automatiques

Pour que les rapports puissent être conçus de façon optimale en fonction des besoins respectifs, il faut connaître et analyser très précisément les processus d’une entreprise ou de l’exploitant d’un bâtiment. C’est pourquoi il n’existe aucun rapport standard.

3.8.2 Fréquence des rapports

L’expérience montre qu’il est inutile de noyer les groupes-cibles sous une masse d’informations (détaillées), et que cela peut même être contre-productif. Sur le plan stratégique, il est judicieux de publier des rapports chaque trimestre ou chaque semestre.

Dans le cas des brochures imagées destinées à des tiers, les informations nécessaires sont mises à disposition sous forme résumée. Souvent, de tels rapports sont établis au maximum une fois par an.

Lorsque l’exploitation du bâtiment doit être optimisée sur le plan énergétique, la fréquence des rapports est plus élevée. Hormis le collaborateur responsable qui traite chaque jour les données enregistrées, le responsable de l’énergie et l’échelon de la direction responsable du domaine technique sont informés mensuellement. Les rapports édités pour eux contiennent en général des informations de fond détaillées et des comparaisons, qui leur permettent de prendre des décisions sur la base de ces données. Seule une réflexion et une action permanentes permettent d’optimiser l’exploitation du bâtiment.

Cela montre toutefois également qu’un engagement dans le domaine du management de l’énergie ne s’effectue pas sur le court terme, mais a contrario à long terme. Il faut donc garder à l’esprit qu’il ne s’agit pas de faire un relevé technique des installations et des données, mais d’adapter et d’optimiser en continu l’exploitation du bâtiment en constante évolution, en fonction des modifications de l’utilisation.


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2018-03-23T16:40:23+00:00
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