Um Benchmarkingprojekte erfolgreich abzuwickeln, sind einige Empfehlungen zu beachten. Wichtig ist es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, das heisst auf Bereiche und Prozesse, welche Kostentreiber sind oder den Energieverbrauch wesentlich beeinflussen. Wichtig ist es auch, dass die verglichenen Prozesse oder Anlagen falls nötig auch verändert werden können.
Eines der grössten Risiken besteht darin, dass zu detaillierte, zu genaue oder zu umfangreiche Benchmarkingvorhaben gestartet werden, welche dann zu hohe Kosten verursachen und deshalb vorzeitig wieder aufgegeben werden.
Für die zu vergleichenden Prozesse oder Bereiche müssen die für ein Benchmarking notwendigen Daten und Informationen vorhanden sein. Es sind Kennwerte erforderlich, was eine entsprechende Datenbasis verlangt. Insbesondere müssen auch die Bezugsgrössen bekannt sein. Die Daten stammen z. B. aus Kostenstellenrechnung, Energiebuchhaltung oder Betriebsstatistik sowie aus der Dokumentation der Bezugsgrössen.
Um die eigenen Kennwerte mit anderen zu vergleichen, braucht es in einem Benchmarkingprojekt interne oder externe Partner. Am einfachsten ist dies, wenn im eigenen Betrieb solche Partner zu finden sind, z. B. aus verschiedenen Filialen oder Standorten (internes Benchmarking). Ansonsten müssen Partner von ausserhalb gesucht werden, welche ebenfalls am Benchmarking interessiert sind (externes Benchmarking). Es werden Gruppen gebildet, innerhalb derer die entsprechenden Daten resp. Kennwerte ausgetauscht werden, was eine entsprechende Offenheit und Transparenz erfordert. Solche Gruppen werden mit Vorteil innerhalb der eigenen Branche gebildet. Nur wenn in Gruppen ein Erfahrungs- und Know-how-Austausch möglich ist, kann vom Besten wirklich gelernt werden.
Weiter ist es wichtig, sich Klarheit über die Vergleichbarkeit der Kennwerte zu verschaffen. Bei unterschiedlichen Rahmenbedingungen können sich auch stark unterschiedliche Kennwerte für an sich gleiche Prozesse oder Anlagen ergeben.
Im Energiemanagement sind einige Kennzahlen allgemein definiert und normiert. Dort, wo Kennzahlen normiert sind, sind die zugehörigen Kennwerte oft öffentlich zugänglich, sodass auch ein Vergleich mit solchen Werten möglich ist. Jedoch fehlt dann die Möglichkeit, Erfahrungen auszutauschen und so zu lernen, wie der Bestwert erreicht werden kann.